CAPACITACIÓN EN TIEMPOS DE CRISIS: Presupuestos desbalanceados vs. Eficiencia y Optimización

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El Fondo Monetario Internacional (FMI) presentó el 19 de marzo, un informe en el cual hace referencia a América Latina como una de las regiones más impactadas económicamente por la crisis del COVID-19. Los datos registrados por el organismo internacional establecen que es posible que nuestra región enfrente una importante recesión económica, con detrimento de la situación financiera de sus ciudadanos y un decrecimiento de la economía de los países que para el caso del Ecuador ha sido estimada entre el 5% y 7%.

Según, José Luis de La Cruz, director del Instituto para el Desarrollo y Crecimiento Económico en México (IDIC), quien propone una perspectiva para que Latinoamérica pueda sortear la crisis, plantea que: “lo primero que deben hacer los países de la región es un intensivo programa de fomento a su mercado interno, es decir impulsar las actividades que permitan fortalecer tanto el consumo como la producción nacional (…) Por otro lado, se deben incentivar las alianzas entre los países de la región al tiempo que estas medidas deben contar con un apoyo fiscal por parte de los gobiernos de turno”.

Tal como menciona De la Cruz, varios expertos apuntan hacia el sector empresarial y su capacidad productiva como la pieza clave para recuperar la economía, poniendo énfasis por supuesto en el fortalecimiento de la economía a través de la oferta y demanda de productos y servicios, sincerando sus costos y por consiguiente sus precios, a fin de reincorporarse activamente al mercado luego de replantear sus estrategias para despuntar en el segundo semestre del año y ojalá recuperar el tiempo perdido.

Con seguridad me atrevo a afirmar que, además de tener altas expectativas de reincorporación, las empresas también tendrán presupuestos desbalanceados y algunas cifras en rojo por el efecto de una crisis inesperada y de tan alto impacto, será entonces cuando las decisiones que tomen los líderes definirán el camino hacia el éxito o hacia el fracaso de cada una de sus organizaciones.

En este contexto, lo más probable es que la mayoría de organizaciones con directivos tradicionales reajusten sus presupuestos, gestionando únicamente la mejora en el resultado final por el lado de los gastos, sin detenerse por un momento a repensar sus estrategias por el lado de los ingresos, esto en razón de que a simple vista y debido a la crisis será imposible vender más porque el mercado se estancará por la disminución en la demanda, pero el crecimiento de las empresas no se da únicamente cuando el mercado crece, sino que también puede gestionarse atrayendo clientes de la competencia, pero en muchos casos seguramente estarán sumamente ocupados recortando gastos como para analizar otras alternativas. Estoy seguro de que a muchas personas que lean este artículo les parecerá un Déjà vu, o una narración de la realidad de sus organizaciones, pero en otro artículo analizaremos como mejorar los ingresos frente a una disminución de la demanda, ya que el tema que nos ocupa ahora es uno que también puede ayudarles mucho en esta crisis.

En este esfuerzo que muchos emprenderán durante largos días y noches intentado recortar la mayor cantidad de gastos, priorizando proyectos y costos de operación, posponiendo objetivos y metas con la única intención de que la última línea del balance de resultados al final del año no se vea tan aterradora como todos piensan, en grandes compañías realizarán múltiples conferencias, talleres y sesiones con lluvia de brillantes ideas en las cuales sus principales directivos y ejecutivos junto a gurús y asesores internacionales con aplicaciones y sistemas costosos utilizando metodologías innovadoras que consideran y analizan escenarios con cientos de variables que les permitirá estimar el costo beneficio de recortar o no un determinado rubro en el presupuesto y estimar su impacto futuro en el negocio, otras empresas en cambio solicitarán al responsable financiero que en hojas de Excel preparen una simulación de escenarios  y presenten una propuesta de ajuste, varios de ellos sencillamente ordenarán de mayor a menor los valores del presupuesto y propondrán como gran medida para salvar a la compañía el recorte de los rubros más altos porque esa será la única manera de balancear el presupuesto de la compañía, mientras que medianas y pequeñas empresas ajustaran en un determinado porcentaje todos los valores y de forma optimista intentarán hacer todo lo planificado con la mitad de los recursos, evidenciando que desde un inicio su presupuesto estaba sumamente inflado, algo muy usual en un cientos de organizaciones ya que al momento de la aprobación (macheteo) siempre los directivos “vuelan” varios rubros, entonces es la forma que los recortes no afecten sus planes.

En definitiva la estrategia de TODAS las empresas del Ecuador en estos momentos se resume a recortar costos para disminuir el efecto de la crisis, y dado que los rubros de personal por tradición son la mejor parte para recortar, esta sería la receta que aplicarán la mayoría de instituciones, de esta manera apoyarán con fuerza a ahondar la crisis dado que a mayor número de desempleados en el mercado, el consumo inevitablemente disminuirá y con ello sus propias organizaciones se verán afectadas en sus ingresos, generando un círculo vicioso que durará muchos meses sin duda alguna.

Otro de los rubros favoritos a la hora de aplicar la receta del recorte de gastos es lo destinado a capacitación, sin considerar que una forma de optimizar los costos de manera permanente al interior de las organizaciones es mejorar los conocimientos, destrezas y competencias de los trabajadores, contar con personal motivado y mejor capacitado sin duda alguna generará mayor eficiencia en la ejecución de sus labores, contrario a buscar optimización a punta de despidos, dejando a familias enteras sin ingresos y redistribuyendo la carga operativa entre los trabajadores que tuvieron la “suerte” de no ser despedidos, debiendo trabajar de allí en más entre 10 y 12 horas diarias para conservar su empleo y agradecer porque aún lo tienen, ocasionando un deterioro en el clima laboral, una rotación más alta y liquidando por completo el poco sentido de pertenencia que los colaboradores tenían con su empresa. Todo esto gracias a las fórmulas de optimización tradicionales.

En fin, muchas son las formas en las que operan las empresas en Ecuador y Latinoamérica, me atrevo a decirlo porque he tenido la suerte de vivir experiencias en diferentes compañías durante 23 años. De hecho, si su empresa utiliza alguna de las “técnicas” antes mencionadas y no le ha funcionado como esperaba, no se preocupe esta es la oportunidad de intentar con una diferente y quizá en esta ocasión le resulte beneficiosa.

Si hasta aquí cree que algo de lo que mencionamos se parece a la realidad que viven en sus organizaciones, o que han vivido en alguna empresa por la que han tenido la suerte de pasar durante su trayectoria profesional, les sugiero que continúen leyendo ya que podría interesarles lo que vamos a mencionar a continuación.

Entonces, ¿por qué mantener el presupuesto de capacitación?

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Eventualmente las organizaciones se cuestionan el valor de la formación, especialmente en momentos de crisis lo ven como un gasto, y en muchos casos es verdad que se convierte en un gasto, porque cientos de unidades de recursos humanos trabajan solo para cumplir su indicador de número de horas de capacitación por colaborador, la cual cada año debe ser mayor con un presupuesto menor, lo que obviamente conlleva a que la calidad de empresas con las que trabajan en capacitación NO AGREGAN ningún valor a la organización, pero…, eso no importa, porque la unidad de formación y desarrollo cumplirá su objetivo y entonces recibirán su bono de desempeño no solo por cumplir, sino por exceder la meta prevista de formación en tiempo de crisis y con recorte incluido, desde esa perspectiva estamos de acuerdo en que se elimine todo el rubro destinado a capacitación ya que en realidad es un gasto y no una inversión, pero de esto también hablaremos en otro momento porque es un tema delicado y no queremos alertar a los directivos de lo que sucede con sus presupuestos de capacitación.

Sin embargo, en los casos de las empresas que invierten en capacitación priorizando la calidad y los resultados por sobre la cantidad de horas por empleado, sería un grave error recortar el presupuesto de capacitación ya que éste resulta ser tan importante como el presupuesto de ventas, de hecho, incluso en el corto plazo puede ser más importante y se podrá evidenciar como prioritario ya que contribuye en gran medida para el segundo y en todos los demás resultados de la organización, para comprobarlo me permito hacer algunas preguntas a continuación, cuya respuesta es solamente para ustedes.

  • ¿Un vendedor mejor preparado, que está en capacidad de identificar empáticamente la verdadera necesidad de su cliente tiene más probabilidad de cerrar un negocio, que un vendedor que no ha desarrollado esa capacidad?
  • ¿Un analista puede ser más productivo si conoce mejores técnicas, métodos, herramientas para aplicarlas en su trabajo?
  • ¿Un asesor de servicio generará una mejora en el NPS de la compañía si aplica sus destrezas, conocimientos y habilidades y resuelve de manera óptima los requerimientos de un cliente?
  • ¿Un jefe departamental o responsable de unidad generará mejores resultados de su equipo si sus competencias blandas para manejar personal están bien desarrolladas, en comparación a una persona que no las ha desarrollado?

Si ha respondido al menos una de las cuatro preguntas con un SI, con seguridad se dio cuenta de que de acuerdo con la “lógica” de reducir costos en todo, el rubro designado a capacitación es algo que en ninguna circunstancia puede sacrificarse, y menos aún en una época de crisis, ya que es cuando más necesitamos que nuestro personal realmente marque una diferencia sustancial en su desempeño frente al personal de la competencia.

Cuando las empresas atraviesan situaciones complicadas olvidan que son seres vivos que están conformados por personas, y que estas personas, llamados colaboradores, empleados, funcionarios, etc., son el principal factor, de hecho, son el componente que realmente puede generar la diferencia entre salir de la crisis y recuperarse pronto o agonizar lentamente durante muchos meses post crisis. Desde esta óptica sería un grave error dejar de invertir en el desarrollo de nuestros colaboradores en época de crisis porque si lo analizamos con visión de largo plazo y evaluamos las implicaciones potenciales, lo más probable es que si realizan esta inversión de manera adecuada con seguridad sus beneficios superarán significativamente a los valores invertidos.

Más allá de la mejora en la productividad, incremento de la eficiencia, optimización de costes, disminución de mermas y desperdicios, mejora en el nivel de satisfacción de clientes, atraer a clientes de la competencia, mejorar el índice de NPS, entre otros beneficios directos que podemos mencionar, debemos también considerar los efectos colaterales y el impacto positivo que este tipo de decisiones generan en los colaboradores, tales como, incremento del nivel de compromiso, mejora en el sentido de pertenencia, disminución de la tasa de rotación de personal, generar un ambiente de trabajo positivo y estimulante, dando pauta para mejorar los resultados en la organización.

Un estudio realizado en el año 2019 por la plataforma digital LinkedIn, determinó que los millennials, quienes tienen una edad actual de 24-39 años, representan el 40% de la fuerza laboral en el mundo y se caracterizan por demandar a sus corporaciones estilos de liderazgos que fomenten su productividad y orienten su desarrollo profesional.

De esta manera las grandes empresas unicornio que están a la vanguardia y comprenden cómo ha cambiado el mercado, invierten hasta el 30% de su presupuesto anual en la formación de sus colaboradores, y esto se debe al interés de retener y atraer al personal más cualificado, entre ellos los millennials, el segmento que conforma parte esencial de la fuerza laboral y que demanda un liderazgo inspiracional.

En definitiva, la capacitación y el entrenamiento son factores decisivos para lograr que los colaboradores especialmente de la generación millennial potencien su desarrollo personal y profesional, consolidando su compromiso con la organización e incrementando su productividad. Por esto, considerando la crisis de escala global que impacta al sector empresarial, es primordial analizar las circunstancias estratégicamente y no apresurarse solamente para recortar el presupuesto eliminando los rubros asignados al desarrollo y formación de sus colaboradores, dado que en el corto y mediano plazo este tipo de acciones provocaran el efecto contrario al deseado, es decir, incrementar los costos y gastos en lugar de generar “ahorros”.

En tiempos difíciles, las organizaciones necesitan más que nunca afianzar su competitividad, y si bien la capacitación no es la única forma de generar habilidades en los colaboradores, al brindarles oportunidades formales de aprendizaje, los equipos de trabajo se fortalecen para aportar al crecimiento y desarrollo de la empresa, con mayor asertividad.

Estrategias para maximizar y optimizar el presupuesto de capacitación

  1. Tener un plan claro

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Antes de ejecutar una capacitación, es imprescindible que se haya identificado previamente las necesidades individuales y grupales de la compañía que apalanquen el cumplimiento de los objetivos estratégicos, que se identifique como cada proceso de formación aportará al desarrollo de las personas y por consiguiente a los resultados esperados de la compañía.

Si eres de los que aún elabora su plan de formación remitindo un archivo de Excel a todos los jefes de unidad para que lo llenen en función de lo que consideran que necesitan sus subordinados, te comentamos que es el principal error y el más común al momento de relevar las necesidades de formación en las organizaciones, por lo tanto es algo que debes corregir de inmediato.

  1. Definir los indicadores de impacto del plan de formación

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Cuando tenemos esquematizado y programado todo el plan de formación institucional, debemos identificar los indicadores que serán impactados con el desarrollo de cada evento de formación, especificando el período de tiempo de la medición y el resultado esperado. Es indispensable que para cada evento de formación se definan uno o varios indicadores.

  1. Proveer el acompañamiento adecuado

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Los planes de capacitación aportan entre el 15 y 25% de las habilidades y competencias. Son la base sobre la cual se desarrolla un desempeño estratégico por parte de los equipos de trabajo. Para consolidar los conocimientos de los eventos de formación, estos deben acompañarse con asignaciones de proyectos o misiones especiales en sus labores diarias. En definitiva, con desafíos y acciones concretadas que permitan a las personas ponerse a prueba y demostrar su potencial al máximo.

  1. Elegir la mejor opción

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Es fundamental que selecciones a los proveedores de capacitación con el mismo esmero que se elige a los proveedores de materia prima o a los principales directivos para tu empresa, no debes sacrificar la calidad por la cantidad en ninguna circunstancia, ya que ese error lo pagarás caro al medir el retorno sobre la inversión que realices en formación.

  1. Medir los resultados

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En este punto no nos referimos a medir el cumplimiento del plan de capacitación desde la unidad de talento humano sumando las horas de capacitación total y obteniendo el promedio por persona, nos referirnos a comparar los resultados obtenidos en la medición de los indicadores definidos en el punto 2 respecto las metas establecidas, para determinar si nuestro plan de capacitación fue un gasto o realmente se convirtió en una inversión rentable para la compañía.

Sigue estos sencillos pasos de forma adecuada y te aseguramos que obtendrás mejores resultados con tu plan de capacitación, y tal vez en la siguiente crisis, no sea el primer rubro que los directivos recorten.

 

 

Fuentes:

Diálogo a Fondo – El blog del FMI sobre temas económicos de América Latina.

Agencia EFE.

El Financiero – Economía, Mercados y Negocios.

 

Por: Alex Carpio

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